W tym roku spotkania świąteczne rezerwowane są z dużo większym wyprzedzeniem niż w latach ubiegłych, zmienia się również ich formuła – mówią przedstawiciele branży hotelarskiej. Zamiast jednego dużego Christmas Party dla wszystkich, korporacje wolą zorganizować kilka spotkań departamentowych, które lepiej odpowiadają na indywidualne potrzeby pracowników. Na znaczeniu zyskują też inluzywność, dostępność i kwestie środowiskowe. Czy to tylko efekt magii świąt czy już stały trend?
Zdaniem ekspertów, architektura spotkań świątecznych zmienia się, ponieważ Wigilie traktowane są dziś jako element inkluzywnej kultury organizacyjnej firmy. Projektowane są z myślą o docenieniu pracowników i ze szczególnym uwzględnieniem dostępności i równości.
– Spotkania świąteczne mają wzmacniać poczucie wspólnoty i integrować zespoły różnorodne pod względem pokoleniowym i kulturowym, być pozytywnym doświadczeniem, a nie obowiązkiem. Powinny być planowane tak, aby mogli komfortowo uczestniczyć w nich pracownicy o różnych potrzebach, także osoby z ograniczeniami motorycznymi czy dietetycznymi. Oznacza to, że dostępność musi być częścią procesu projektowania wydarzenia, a nie kwestią rozwiązywaną dopiero na etapie realizacji – mówi Karol Pigulak, Assistant Director of Sales, Leonardo Hotels Polska.
Więcej spotkań, ale w mniejszym gronie
Od podsumowania wyników i oficjalnych przemówień zarządu ważniejsze okazuje się docenienie zespołu, integracja i zorientowanie na potrzeby uczestników. Niesie to za sobą kolejną bardzo ważną zmianę – wyraźny zwrot w kierunku organizacji kilku niezależnych spotkań departamentowych.
– W dużych korporacjach zauważalny jest trend organizowania osobnych Wigilii dla poszczególnych departamentów. Zamiast jednego dużego wydarzenia dla całej organizacji odbywa się kilka mniejszych spotkań, dopasowanych do konkretnych zespołów. Te z kolei rezerwowane są z większym wyprzedzeniem niż w latach ubiegłym – mówi Karol Pigulak z Leonardo Hotels Polska.
Dłuższe okno rezerwacji, zwłaszcza w Krakowie
W 2025 roku typowy lead time dla mniejszych spotkań świątecznych wynosił 60-100 dni, w zależności od lokalizacji i charakteru wydarzenia. Jednak duże Christmas Parties w Warszawie planowane były z dużo większym wyprzedzeniem, bo często już w okresie wakacyjnym. Zdaniem hotelarzy, w 2026 roku zainteresowanie Wigiliami firmowymi jest jeszcze większe, a okres planowania wydłużył się nie tylko w stolicy.
– We wrześniu i październiku dostaliśmy zdecydowanie więcej otwartych zapytań o spotkania świąteczne niż w analogicznym okresie w latach ubiegłych, a sporo wydarzeń jest już w trakcie finalizacji. Widać to najlepiej na przykładzie Krakowa, gdzie średni lead time wzrósł aż do 95 dni, podczas gdy jeszcze w zeszłym roku mieliśmy duży napływ rezerwacji last minute – zapytania i potwierdzenia wpadały nawet pod koniec listopada – mówi Natalia Wierońska, Head of Reservation & Convention Sales, Leonardo Hotels Polska, Leonardo Hotels Polska.
Hotelarze obserwują również zmianę zachodzącą w kalendarzu firmowych spotkań. Choć drugi i trzeci tydzień grudnia nadal cieszą się największym zainteresowaniem, to pojawia się coraz więcej zapytań o pierwszy tydzień miesiąca, a więc terminy przypadające jeszcze przed Mikołajkami, a także o organizację wydarzenia w poniedziałek lub wtorek.
Lepsze projektowanie doświadczeń
Co jeszcze się zmienia? Na pewno sposób myślenia o samym wydarzeniu. Korporacje już dawno odeszły od sztywnych ceremoniałów. Od dobrych kilku lat na topie są formaty Winter Party, które nie eksponują religijnych akcentów i pozwalają każdemu poczuć się swobodnie. Muzyka na żywo lub DJ, parkiet, specjalna oferta sezonowych koktajli i mocktaili to już obowiązkowe elementy większości spotkań świątecznych. Firmy szukają więc rozwiązań, które zaskoczą uczestników.
– Największe wrażenie na gościach nadal robią spotkania z powitaniem pod gołym niebem. W Warszawie niezmiennie hitem jest welcome drink na świątecznie udekorowanym rooftopie NYX Hotel Warsaw. Wydarzenie z widokiem z 19. piętra na szklane wieżowce i rozświetloną panoramę stolicy zawsze jest strzałem w dziesiątkę. Kraków także ma swój urok – w Leonardo Boutique startujemy z aromatycznym grzańcem podanym na klimatycznym patio, ukrytym we wnętrzu kamienicy – mówi Natalia Wierońska.
ESG wchodzi do briefów eventowych
Oprócz przesunięcia akcentów na lepsze projektowanie doświadczeń uczestników, hotelarze obserwują też rosnące znaczenie kwestii środowiskowych. Te coraz częściej pojawiają się już na etapie wyboru miejsca organizacji firmowej Wigilii. Nie chodzi tylko o możliwość przygotowania wydarzenia w formule less-waste czy wykorzystanie naturalnych materiałów przy dekoracjach.
– Firmy częściej pytają o certyfikaty, które pozwalają zweryfikować, czy deklaracje dotyczące zrównoważonego rozwoju przekładają się na rzeczywiste działania operacyjne.Zaufaniem cieszy się przede wszystkim międzynarodowy certyfikat Green Key, którym mogą pochwalić się wszystkie obiekty Leonardo Hotels w Polsce – podsumowuje Karol Pigulak.
