W branży eventowej wyraźnie czuć już świąteczne poruszenie. Organizatorzy firmowych wigilii stawiają w tym roku na kreatywne rozwiązania i nowe formaty spotkań. To odpowiedź na najnowsze trendy: wyraźny zwrot w kierunku personalizacji doświadczeń i modę na rozpoczęcie świętowania w niecodziennej scenerii.
Choć spotkania świąteczne wciąż należą do eventów z kategorii „tradycyjne”, to często niewielkie złamanie schematu wystarczy, by jednorazowe Christmas Party zostało w pamięci na długo i zaowocowało trwałą relacją z klientem korporacyjnym. Hotelarze i przedstawiciele branży MICE doskonale zdają sobie z tego sprawę i zauważają, że już od kilku sezonów prawdziwym hitem są powitania na świeżym powietrzu.
– Rozpoczęcie spotkania na dachu wieżowca z widokiem na zimową panoramę Warszawy lub przy aromatycznym grzańcu w magicznie udekorowanym patio, ukrytym we wnętrzu zabytkowej krakowskiej kamienicy? Dziś w branży spotkań liczą się niebanalne rozwiązania, dopracowane detale i obsługa, która potrafi działać elastycznie i ma do zaoferowania coś więcej niż „kolację przy stole i przemówienie prezesa” – mówi Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager w Leonardo Hotels.
Pracownicy decydują
Podczas organizacji świątecznych spotkań coraz ważniejsze staje się to, by goście aktywnie uczestniczyli w wydarzeniu i poczuli jego wyjątkowy charakter. Na topie są więc wszelkie kreatywne formy integracji: warsztaty kulinarne z szefami kuchni, tworzenie świątecznych świec i dekoracji, live cooking czy świąteczne karaoke. O tym, że głównymi aktorami spotkań firmowych są pracownicy, świadczy też inny trend, któremu przyglądają się hotelarze.
– Pracownicy coraz częściej otrzymują kilka propozycji scenariuszy spotkania świątecznego w różnych lokalizacjach i głosują na opcję, która najlepiej im odpowiada. To kolejny sygnał, że priorytetem w organizacji wydarzenia jest człowiek i jego perspektywa. Dla nas, jako hotelu, oznacza to większą elastyczność i kreatywność w przygotowywaniu ofert, bo wiemy, że decyzja zapada po stronie pracowników, a nie tylko w dziale HR czy przy biurku zarządu – mówi Magdalena Młynarczyk, Sales & Marketing Director Leonardo Hotels w Polsce
W branży MICE święta trwają cały grudzień
Według systemu monitorowania rynku spotkań Seerio, w grudniu 2024 roku wykorzystano 27 proc. całkowitej powierzchni warszawskich hoteli, a w Krakowie poziom zajętości wyniósł 17,72 proc. A jak będzie w tym roku? Na koniec trzeciego kwartału 2025 roku hotele w stolicy miały potwierdzone świąteczne spotkania na poziomie 6,49 proc. dostępnej powierzchni i otwarte zapytania na poziomie 17,48 proc. W Krakowie było to odpowiednio 8,52 proc. i 13,04 proc.
– Wysoki udział rezerwacji opcjonalnych jest znamienny dla tego okresu. W październiku i w listopadzie wciąż wpływa jeszcze dużo zapytań wstępnych, bez konkretnego terminu. Przy tegorocznej skuteczności konwersji na poziomie około 30 proc. w Warszawie i 40 proc. w Krakowie, jedna trzecia tych zapytań powinna przełożyć się na dodatkowe rezerwacje – ocenia Kamil Sawicki, Cluster Poland Convention Sales Manager w Leonardo Hotels. – W naszej branży święta trwają cały grudzień. Choć obecnie mamy jeszcze wolne terminy, to w ubiegłym roku przez trzy pierwsze tygodnie, może poza niektórymi weekendami, nie było dnia, kiedy nie organizowaliśmy spotkania świątecznego dla klienta korporacyjnego – dodaje Kamil Sawicki.
.
Elastyczność w cenie
Dane z systemu Serrio pokazują, że zarówno w Krakowie, jak i w Warszawie – największych ośrodkach MICE w Polsce – okres planowania wydarzeń wydłuża się. Średni lead time dla dużych wydarzeń wynosi 200 dni, a dla mniejszych eventów około 60-100 dni. Z kolei hotelarze zwracają uwagę, że w przypadku spotkań świątecznych rezerwacje dotyczą praktycznie wyłącznie kolacji, lunche należą do rzadkości, a tylko około 35 proc. bankietów rezerwowanych jest wraz z noclegiem. Kluczowe znaczenia ma więc elastyczność oferty.
