KSeF: 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania – wcześniejsza integracja to większa przewaga konkurencyjna
utworzone przez All-inclusive | wrz 11, 2025 | Najnowsze wiadomości |
- Skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm: – Największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu – podkreśla Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
- Choć wiele mówi się o wymogach i trudnościach z tym związanych, eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji systemu fakturowania, które mogą być długofalowe. – KSeF umożliwia przechowywanie faktur przez okres 10 lat, eliminując konieczność ich papierowej archiwizacji. Firmy zyskają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co może skrócić czas potrzebny na weryfikację, rozliczenia VAT i księgowanie – uważa Emanuel Nowak.
- Inni idą jeszcze dalej, podkreślając, że KSeF to nie tylko narzędzie fiskalne, ale też szansa na poprawę płynności finansowej w firmie. – Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie zintegrują swoje systemy informatyczne oraz przeprowadzą kompleksowe szkolenia personelu, mogą uzyskać wymierną przewagę konkurencyjną. Usprawniony dostęp do danych sprzyja skutecznemu monitorowaniu płynności finansowej i umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia płatności. W rezultacie wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP, szczególnie w kontekście pogarszającej się terminowości rozliczeń pomiędzy firmami – podkreśla Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
- Według danych KRD, długi przedsiębiorstw w Polsce wynoszą ponad 11,2 mld zł i ma je prawie 269 tys. firm. 60 proc. z nich to jednoosobowe działalności gospodarcze. TOP3 najbardziej zadłużonych sektorów to handel – 2,6 mld zł (w tym 1,4 mld zł należy do JDG-ów), budownictwo – 1,8 mld zł (w tym JDG-i 0,8 mld zł) transport – 1,6 mld zł (w tym JDG-i 0,9 mld zł).
- – Skalę zadłużenia w gospodarce można by zmniejszyć, gdyby firmy częściej stosowały narzędzia prewencyjne, takie jak bieżące monitorowanie faktur czy weryfikacja wiarygodności finansowej partnerów. Zaś możliwość podglądu faktur tuż po ich wystawieniu oznacza, że właściciel firmy nie będzie musiał czekać na sygnał od księgowej. Sam zobaczy, że płatność się spóźnia i może szybciej podjąć działania windykacyjne – dodaje Adam Łącki.
- Wprowadzenie KSeF nie będzie jednak procesem bezbolesnym. Do końca lipca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym brak zgodności z nowym systemem nie skutkuje sankcjami. Po tej dacie przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do wymogów, mogą spodziewać się kar skarbowych, w tym sankcji VAT.
- – Czas wdrożenia KSeF należy potraktować jako inwestycję. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym większa szansa, że proces ten nie zakłóci bieżącej działalności. Warto pamiętać, że automatyzacja i cyfryzacja nie są już tylko domeną dużych podmiotów. Przyszłość MŚP zależy od gotowości do adaptacji i elastyczności w obliczu zmian regulacyjnych – podsumowuje Emanuel Nowak.
